Ευέλικτη Διοίκηση (Agile Project Management): ένα ατού ή μια νέα στρατηγική για μια σύγχρονη διοίκηση

Τα τελευταία χρόνια, η ευέλικτη διοίκηση εφαρμόζεται «αργά αλλά σταθερά» σε όλες τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Αποκρυπτογραφώντας  αυτό το φαινόμενο, θα εξηγήσουμε στο παρόν άρθρο  πώς να εφαρμόσετε έναν νέο τρόπο διοίκησης στο φαρμακείο σας.

Ο άνθρωπος, υλιστής στην ουσία, πάντα χρειαζόταν να διορίζει ηγέτες σε κοινωνίες που αναπτύχθηκαν κατακόρυφα. Προσθέστε σε αυτό ένα αίσθημα απείρου, βασισμένο στην πεποίθηση ότι η γη θα μπορούσε να προσφέρει αρκετούς πόρους για να  παράγει άπειρα αγαθά, και θα έχετε τη μαζική καταναλωτική κοινωνία που έφτασε στο αποκορύφωμά της κατά τη διάρκεια των τριάντα ένδοξων τελευταίων ετών, αλλά που βρίσκεται σήμερα σε μια διαδικασία κατάρρευσης!

Ο υλισμός δίνει τη θέση του σε μια πιο άυλη κοινωνία, και σήμερα όλοι γνωρίζουν ότι ζουν σε έναν πεπερασμένο κόσμο. Οι εταιρείες και οι οργανισμοί πρέπει επομένως να προσαρμοστούν και η ευελιξία είναι ακριβώς αυτό που θα τους επιτρέψει να μεταβούν από αυτόν τον παλιό ρυθμιζόμενο κόσμο σε έναν νέο, πιο περίπλοκο και μεταβαλλόμενο κόσμο, όπου θα κυριαρχούν η ικανότητα προσαρμογής, η καινοτομία, η ενδυνάμωση, η αλληλεγγύη και η κοινή λογική. 

Τα φαρμακεία δεν μπορούν να ξεφύγουν από αυτή την αιώρηση του εκκρεμούς. Όταν οι φαρμακοποιοί άρχισαν να πωλούν παραφάρμακα ή να προσφέρουν νέες υπηρεσίες, όπως αντιγονικά τεστ, αντιγριπικό εμβoλιασμό κ.λπ., ήταν για να ανταποκριθούν στις εξελίξεις σε έναν κόσμο που αλλάζει. Έτσι γίνονται ευέλικτοι χωρίς πράγματι να το συνειδητοποιούν.

Τι είναι όμως η Ευέλικτη Διοίκηση;

Η ευέλικτη διοίκηση είναι μια επαναληπτική προσέγγιση για την παράδοση ενός έργου σε όλο τον κύκλο ζωής του.

Οι επαναληπτικοί ή ευέλικτοι κύκλοι ζωής αποτελούνται από πολλές επαναλήψεις ή σταδιακά βήματα προς την ολοκλήρωση ενός έργου. Οι επαναληπτικές αυτές προσεγγίσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν σχεδόν σε κάθε έργο για την προώθηση της ταχύτητας και της προσαρμοστικότητας, καθώς το πλεονέκτημα της επανάληψης είναι ότι μπορείτε να προσαρμόζεστε καθώς προχωράτε αντί να ακολουθείτε μια γραμμική διαδρομή.

Ένας από τους στόχους μιας ευέλικτης διοίκησης είναι να απελευθερώσει οφέλη σε όλη τη διαδικασία και όχι μόνο στο τέλος. Στον πυρήνα, τα ευέλικτα έργα θα πρέπει να παρουσιάζουν κεντρικές αξίες και συμπεριφορές εμπιστοσύνης, ευελιξίας, ενδυνάμωσης και συνεργασίας.

Συλλογικές ενέργειες

Για να εμφυσήσουμε αυτή τη νέα κουλτούρα σε μια επιχείρηση, είναι απαραίτητο να δράσουμε σε συλλογικό επίπεδο για να την κάνουμε πιο υπεύθυνη και αυτόνομη. Ο φαρμακοποιός μάνατζερ μπορεί, για παράδειγμα, να οργανώνει μια stand-up συνάντηση κάθε πρωί, όπου όλοι, σε λιγότερο από 1 λεπτό και 30’, να μιλήσουν για το τι έκαναν χθες, τι σχεδιάζουν να κάνουν σήμερα και τις δυσκολίες που συναντούν. Γνωρίζοντας ότι αυτές οι συζητήσεις και οι ανταλλαγές απόψεων πρέπει να παρακινούνται με τη σειρά τους από τους ίδιους τους συνεργάτες,  υπενθυμίζουμε ότι αυτή  η συνάντηση είναι πιο σημαντική για αυτούς παρά για τον μάνατζερ.

Για την υποστήριξη αυτής της στρατηγικής, είναι επίσης δυνατό να βασιστείτε στην γραπτή οργάνωση ενεργειών. Δημιουργείστε έναν πίνακα όπου εμφανίζεται η λίστα των εργασιών που πρέπει να γίνουν, αυτές που είναι σε εξέλιξη και αυτές που έχουν ολοκληρωθεί και προτρέψτε τους εργαζόμενους να επιλέξουν μόνοι τους ποιες θα αναλάβουν. Μπορούν επίσης να αναπτυχθούν εργαλεία ιεράρχησης ενεργειών που βασίζονται σε σταθμισμένα συστήματα ψηφοφορίας. Κάθε υπάλληλος μπορεί, για παράδειγμα, να ψηφίσει από το μηδέν έως το πέντε για να καθορίσει την προτεραιότητα μιας εργασίας. Αυτό θα επιτρέψει στον μάνατζερ να εντοπίσει τυχόν αντίσταση και αντιρρήσεις  και να σκεφτεί λύσεις που θα του επιτρέψουν να εκπαιδεύσει και να κινητοποιήσει ολόκληρη την ομάδα. Είναι επίσης σκόπιμο να οργανώνει τακτικά  μικρές αναδρομικές ασκήσεις. Τρεις εβδομάδες ή ένα μήνα μετά την ολοκλήρωση μιας δράσης, πρέπει να συγκεντρώσετε την ομάδα για να προσπαθήσετε να εντοπίσετε τι λειτούργησε καλά ή όχι, τόσο όσον αφορά την εκτέλεση ενός Project, όσο και την καθημερινή λειτουργία και τι μπορεί να βελτιωθεί. Έτσι, ο μάνατζερ θα εκτιμήσει ποιοι από τους συνεργάτες του βρίσκονται σε μια διαδικασία αδράνειας ή συνεχούς βελτίωσης, που αποτελούν σημαντικά στοιχεία για την επιτυχία των ευέλικτων μεθόδων.

Μετάβαση σε ευέλικτη διοίκηση

Η επιτυχία της θα εξαρτηθεί και από την ικανότητα του μάνατζερ να αναλάβει έναν νέο ρόλο. Συνεπώς θα πρέπει να μετακινηθεί από τη στάση αυτού που αποφασίζει και ελέγχει τα πάντα, στη στάση ενός ηγέτη που θέτει το πλαίσιο και που αφήνει την ομάδα του να οργανωθεί και να λάβει τις αποφάσεις της αυτόνομα. Αυτή η αλλαγή  είναι συχνά περίπλοκη και επώδυνη, γιατί περιλαμβάνει μια μορφή υποχώρησης του μάνατζερ, αναγκάζοντάς τον να αναθέτει και να ελέγχει μόνο το αποτέλεσμα. Ο τρόπος επίτευξης του στόχου αφήνεται στην ελεύθερη βούληση των συνεργατών. 

Για να εφαρμόσουμε αυτόν τον  τρόπο ηγεσίας, ο μάνατζερ θα πρέπει αρχικά να αξιολογήσει την ικανότητά του για ανάθεση αρμοδιοτήτων και την πορεία που πρέπει να διανύσει για να φέρει τους υπαλλήλους του σε πλήρη ή μερική αυτονομία. Για να είναι επιτυχής η ανάπτυξη της ευελιξίας πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη την κουλτούρα της επιχείρησης. Θέλοντας να δημιουργήσουμε αυτή τη δυναμική ευελιξίας σε ένα άκαμπτο και αναγκαστικό πλαίσιο, χωρίς να λάβουμε υπόψη την οργάνωση, τις διαδικασίες και τις αξίες που υπάρχουν, κινδυνεύουμε να καταλήξουμε σε μια μορφή απόρριψης. Το ίδιο και αν δεν εξηγήσετε στους συνεργάτες σας γιατί θέλετε να εφαρμόσετε περισσότερη ευελιξία.

Όλοι θα βγούνε κερδισμένοι

Αλλά όταν όλα τα συστατικά ενωθούν, οι αρετές της ευέλικτης διοίκησης θα φανούν πολύ γρήγορα. Θα έχετε πιο υπεύθυνους, κινητοποιημένους  και αποτελεσματικούς συνεργάτες. Αισθάνονται καλύτερα και χαίρονται να έρχονται στη δουλειά το πρωί. Αναπτύσσονται επίσης τόσο η αίσθηση του «ανήκειν» και όσο η αίσθηση της συλλογικής προσπάθειας. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι αισθάνονται υποστήριξη, εκφράζουν τις δυσκολίες τους και αναπτύσσουν την ικανότητα να αντιμετωπίζουν ξαφνικές αλλαγές. Από την πλευρά του, ο μάνατζερ δεν χρειάζεται πλέον να σηκώνει στους ώμους του το βάρος όλων των ευθυνών. Τοποθετείται περισσότερο ως αρχηγός μιας ομάδας που δίνει παράδειγμα στους συμπαίκτες του στο γήπεδο.

Δυσκολίες στην εφαρμογή

• Αμφιβολία Ρόλου: όταν δεν είναι ξεκάθαρο στα μέλη ποιος είναι ο ρόλος τον οποίο πρέπει να εκτελέσουν οδηγεί σε Stress, απογοήτευση, κακή ψυχολογία
• Υπερφόρτωση Ρόλου: η επιφόρτιση ενός μέλους με περισσότερους ρόλους ή έστω με ένα ρόλο που εμπεριέχει πολλές εργασίες
• Υποφόρτωση Ρόλου: αν σε ένα μέλος δεν ανατεθούν αρκετές αρμοδιότητες, μπορεί να οδηγήσει το άτομο σε ανία (αίσθηση αχρηστίας κι αντιπαραγωγικότητας)
• Σύγκρουση Ρόλου: όταν περισσότερα μέλη εκτελούν τον ίδιο ρόλο χωρίς συντονισμό, δημιουργείται υπερκάλυψη ρόλων και η έλλειψη συντονισμού οδηγεί σε χαμηλή απόδοση και προστριβές

Το παρόν άρθρο δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Pharmacy Management και Επικοινωνία