Η κατανόηση του τι προσπαθείτε να πετύχετε είναι ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη του φαρμακείου και της ομάδας σας.Αν δεν ξέρετε σε τι στοχεύετε, ούτε η ομάδα σας σίγουρα θα το ξέρει και θα δυσκολευτείτε να εξελιχθείτε επιτυχώς.

Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως οδεύουν από το ένα έτος στο άλλο χωρίς κάποιο σχέδιο. Κάνεις αυτό που έκανες, πιθανόν και κάτι άλλο. Με αυτή τη στάση, οι επιχειρήσεις στην καλύτερη περίπτωση αναπτύσσονται σταδιακά ή παραμένουν στάσιμες, αλλά συνήθως χάνουν έδαφος έναντι των ανταγωνιστών. Στο σημερινό κλίμα, όπου όλοι αναζητούν κάτι περισσότερο, τα περισσότερα φαρμακεία αναλώνονται κατά βάση με τις τιμές των φαρμάκων και τα περιθώρια κέρδους, καθώς και τις αλλαγές που συμβαίνουν στην περιοχή τους… Συνεπώς η αίσθηση της κατεύθυνσης είναι πιο σημαντική από ποτέ!
Όλες οι επιχειρήσεις θα πρέπει να έχουν γραπτό επιχειρηματικό σχέδιο για εσωτερική χρήση που μπορείτε να συντάξετε αν αποστασιοποιηθείτε για λίγο από καθημερινά θέματα και αφιερώσετε χρόνο για να εστιάσετε στη στρατηγική σας για μελλοντική επιτυχία. Η ύπαρξη μιας σειράς ευκρινών στόχων, θα σας βοηθήσει να εστιάσετε τη δράση σας και θα σας επιτρέψει να μετρήσετε τα βήματά σας προς την επιτυχία. Το πιο σημαντικό μέρος της άσκησης είναι να προσδιορίσετε τι είναι αυτό που πρόκειται να κάνετε και στη συνέχεια να το καταγράψετε σε ένα φύλλο. Οι στόχοι θα παραμείνουν όνειρα αν δεν τους γράψετε. Η διαδικασία της αναθεώρησης του σχεδιασμού και της λήψης αποφάσεων κατά την προετοιμασία σας, είναι επίσης σημαντική, καθώς σας βοηθά να σκεφτείτε καλύτερα τα πράγματα.

Τρία βασικά βήματα για έναν αποτελεσματικό επιχειρηματικό σχεδιασμό
Οι σχετικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε είναι:
• «Που είμαστε τώρα;»
• «Τι αλλάζει;»
• «Πού θέλουμε να πάμε και τι θέλουμε να πετύχουμε;»

Ακόμα κι αν ξέρουμε πού θέλουμε να φτάσουμε, είναι δύσκολο να προγραμματίσουμε μία πορεία αν δεν είναι ξεκάθαρο από πού ξεκινάμε. Η ανθρώπινη φύση είναι να προσβλέπει σε στόχους που μπορεί να φαίνονται αόριστοι αρχικά. Κοιτάζοντας πίσω, θα εντοπίσετε τα καλά πράγματα που έχουν επιτευχθεί μέχρι τώρα, κάτι που βοηθά στη δημιουργία κινήτρων για την επίτευξη μελλοντικών στόχων. Η κατανόηση της τρέχουσας απόδοσης είναι σημαντική, καθώς σας επιτρέπει να αξιολογήσετε τον αντίκτυπο των στρατηγικών και των σχεδίων που εφαρμόζετε. Η χρήση μεγαλύτερου επιπέδου λεπτομέρειας για την περιγραφή αυτής της απόδοσης, θα σας παρέχει καλύτερες πληροφορίες διαχείρισης για να ενημερώσετε τα σχέδιά σας.

Τρέχουσες επιχειρηματικές επιδόσεις και τάσεις που πρέπει να επανεξεταστούν • Διανομή: Όγκος προϊόντων, έσοδα, κόστος και κέρδος. Αναλύστε τους αριθμούς. • Υπηρεσίες: Ποιες υπηρεσίες παρέχονται, έσοδα, κόστος και κέρδος. Αναλύστε τα δεδομένα σε μεμονωμένες υπηρεσίες για να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε, τόσο τον αριθμό των παρεχόμενων υπηρεσιών, όσο και τα έσοδα που προέρχονται από καθεμία. • Πωλήσεις: Τα συνολικά στοιχεία πωλήσεων είναι συχνά τα μόνα που χρησιμοποιούνται, αλλά θα είναι πιο χρήσιμα εάν αναλυθούν σε κατηγορίες: Φάρμακα συνταγογραφούμενα, ΜΗΣΥΦΑ, OTC, συμπληρώματα διατροφής, καλλυντικά και λοιπά παραφάρμακα. Το λογισμικό σας είναι σε θέση να παρέχει αυτά τα δεδομένα αρκετά εύκολα. • Οικονομική θέση: Κατάσταση κερδών και ζημιών και ταμειακές ροές. Οι μηνιαίοι λογαριασμοί παρέχουν και μια ανάλυση του κόστους ανά συγκεκριμένες κατηγορίες. Είναι σημαντικό να διασφαλίζεται ότι τα έξοδα είναι λογικά και σύμφωνα με τις προσδοκίες σας. • Άλλα: Από το λογισμικό σας ενδέχεται να έχετε πρόσβαση σε αριθμούς πελατών, μέγεθος καλαθιού αγορών και αποθέματα. Τα ανωτέρω δεδομένα σας επιτρέπουν να ελέγξετε την τρέχουσα απόδοση της επιχείρησης σας σε σχέση με προηγούμενη απόδοση.

Μια ανάλυση SWOT για το φαρμακείο σας
Η κατανόηση του τι οδηγεί στην τρέχουσα απόδοση (εσωτερικοί και εξωτερικοί παράγοντες) είναι σημαντική στον προγραμματισμό σας. Ένα χρήσιμο εργαλείο για την ανασκόπηση της κατάστασης είναι η ανάλυση SWOT (δυνατά σημεία, αδυναμίες, ευκαιρίες, απειλές).
• Ποια είναι τα δυνατά σας σημεία τα οποία θέλετε να αξιοποιήσετε;
• Μπορείτε να δείτε ευκαιρίες που δεν εκμεταλλεύεστε αυτήν τη στιγμή;
• Ποιες είναι οι αδυναμίες που χρειάζεται περισσότερο να ξεπεράσετε;
• Ποιες είναι οι απειλές για την επιχείρησή σας;

Τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία είναι εσωτερικοί παράγοντες, η εγγενής φύση της επιχείρησης. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τις εγκαταστάσεις, τη θέση του φαρμακείου, τον συνδυασμό δεξιοτήτων στην ομάδα, την ικανότητα του προσωπικού και τις σχέσεις με πελάτες, προμηθευτές, ιατρούς. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν δυνατά σημεία όσον αφορά την απόδοση σε διαφορετικούς τομείς του φαρμακείου.

Οι ευκαιρίες και οι απειλές είναι εξωτερικοί παράγοντες, πράγματα που συμβαίνουν εκτός της επιχείρησης. Μπορεί να περιλαμβάνουν τοπικό ανταγωνισμό, αλλαγές σε τοπικούς γιατρούς ή αλλαγές στην τοπική σας κοινότητα. Οι ευκαιρίες μπορεί να περιλαμβάνουν τομείς όπου το φαρμακείο δεν έχει επιτυχία επί του παρόντος. Για παράδειγμα, δεν προσφέρει ακόμη εμβολιασμούς ή διαγνωστικά τεστ. Ένα καλό επιχειρηματικό σχέδιο απαιτεί όχι μόνο αξιολόγηση του τι έχει αλλάξει ή αλλάζει, αλλά και εξέταση του πλαισίου στο οποίο λειτουργεί το φαρμακείο.
• Τι συμβαίνει στο Εθνικό Σύστημα Υγείας;
• Τι συμβαίνει με τους πελάτες σας, τις αγοραστικές τους συνήθειες, την οικιστική ανάπτυξη της περιοχής, τα δημογραφικά στοιχεία;
• Τι κάνει ο ανταγωνισμός;.

Ένα καλό εργαλείο για την εστίαση στην ανάπτυξη στρατηγικών σχεδίων χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες από μια ανάλυση SWOT, είναι η ανάλυση TOWS. Είναι το «και τι;» που ακολουθεί τη SWOT σας και χρησιμοποιεί τους εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες που προσδιορίζονται στη SWOT, για να βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός στρατηγικού σχεδίου.

Εσωτερικοί Παράγοντες	Δυνατα Oργανωτικά Σημεία	Αδύναμα Οργανωτικά Σημεία
Εξωτερικοί Παράγοντες	Στρατηγικές Επιλογές
Περιβαλλοντικές Ευκαιρίες και Ρίσκα	S-0: Χρησιμοποιήστε δυνατά σημεία για να αξιοποιήσετε ή να δημιουργήσετε μια υπάρχουσα ή αναδυόμενη ευκαιρία	W-0: Αναπτύξτε στρατηγικές για να ξεπεράσετε τις οργανωτικές αδυναμίες, προκειμένου να εκμεταλλευτείτε τις υπάρχουσες ή αναδυόμενες ευκαιρίες
Περιβαλλοντικοί Κίνδυνοι	S-T: Χρησιμοποιήστε δυνατά σημεία για να ελαχιστοποιήσετε υπάρχουσες ή αναδυόμενες απειλές	W-T: Οι στρατηγικές που χρησιμοποιούνται πρέπει να ελαχιστοποιούν ή να ξεπερνούν τις αδυναμίες και να αντιμετωπίζουν όσο το δυνατόν περισσότερο τις απειλές

Το πρώτο τεταρτημόριο (S-O), προσδιορίζει τα σχέδια που μπορούμε να κάνουμε χρησιμοποιώντας τις δυνάμεις μας για να εκμεταλλευτούμε τις ευκαιρίες. Το δεύτερο τεταρτημόριο (W-O), προσδιορίζει τα σχέδια που χρειάζονται για να ξεπεράσουμε τις αδυναμίες που μας εμποδίζουν να εκμεταλλευτούμε τις ευκαιρίες. Το τρίτο τεταρτημόριο (S-T), προσδιορίζει τα σχέδια για να χρησιμοποιήσουμε τα δυνατά μας σημεία για να ξεπεράσουμε τις εξωτερικές απειλές που αντιμετωπίζουμε. Τέλος, το τέταρτο τεταρτημόριο (W-T), προσδιορίζει τα σχέδια που απαιτούνται για την ελαχιστοποίηση τυχόν απειλών που προκύπτουν λόγω των αδυναμιών μας.
Με βάση τις πληροφορίες διαχείρισης που έχετε ήδη, μπορείτε να αρχίσετε να γίνεστε συγκεκριμένοι στα σχέδιά σας, βελτιώνοντας την πιθανότητα επιτυχίας. Θα έχετε μια πιο ξεκάθαρη ιδέα για τις δραστηριότητες που απαιτούνται για να εκμεταλλευτείτε ευκαιρίες ή να μειώσετε τις απειλές.

Ο προσδιορισμός των στόχων σας
Οι στόχοι πρέπει να περιγράφουν τη μελλοντική κατάσταση στην οποία θέλετε να πάτε. Όσο καλύτερα μπορείτε να την περιγράψετε, τόσο πιο εύκολο θα είναι να πετύχετε. Επιτυχία που δεν μετριέται, δεν υφίσταται! Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να συμπεριλάβετε δείκτες απόδοσης και υλοποίησης. Μπορείτε να θέσετε στόχους για κατηγορίες ή δραστηριότητες υπηρεσιών, αλλά εξισορροπήστε τους με ανάλογους πόρους που θα απαιτηθούν για την απόδοση που θέλετε, όπως ανάπτυξη δεξιοτήτων εντός της ομάδας για την παροχή μιας νέας υπηρεσίας ή αναβάθμιση ψηφιακών εργαλείων κ.λπ.
Οι στόχοι απαιτούν δράσεις που πρέπει να περιγραφούν. Ο καθορισμός στόχων και η λεπτομερής σύνταξη των ενεργειών για να επιτευχθούν, είναι ρόλος της διαχείρισης, αλλά πρέπει να μοιραστούν και με την ομάδα σας. Θα είναι αυτοί που θα τρέξουν τις δράσεις και θα δουν τα προβλήματα της υλοποίησής τους από διαφορετική θέση.

Δείτε την δημοσίευση του άρθρου στο περιοδικό PHARMACY management ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Σεπτέμβριος΄24 πατώντας εδώ